In mijn loopbaan heb ik een aantal projecten mogen uitvoeren. Het begint meestal met een PID (project initiation document), een document dat lijkt op een business case, waarin de opdracht, baten en lasten, fasering, projectorganisatie, etc. beschreven wordt. Nadat mij gevraagd werd een artikeltje over business cases te schrijven begon ik, om een beetje gestructureerd en met kennis van zaken voor de dag te komen, het internet af te struinen en een aantal boeken over business case te lezen. Ik ontdekte echter dat ik onmogelijk iets nieuws over business cases kon schrijven aangezien er al zoveel over geschreven was. Een simpele en heldere uiteenzetting over business case kwam ik echter niet veel tegen, wel veel verwarring en verwisselingen van de begrippen business case, business plan en project. Tijd voor een poging tot verduidelijking, waarbij ik hoop dat je aan het einde van dit artikeltje niet met meer vragen dan antwoorden opgescheept blijf zitten. Gezien de veelheid aan artikelen hierover pretendeer ik hierin zeker niet uniek te zijn.

Een business case is een projectmanagementterm waarin de zakelijke afweging om een project te initiëren beschreven wordt. Een business case hoort een verhaal te vertellen, hoort een pleidooi te houden voor een project en is tevens een document waarmee men zijn ideeën probeert te verkopen. Het is een middel waarmee de projecteigenaar zijn zaak bepleit, waarin duidelijk wordt gemaakt wat het team gaat leveren in ruil voor de tijd, het geld en de middelen die in een project geïnvesteerd moeten worden.

Een business case is een strategisch document. Een business case dient om een investeringsbeslissing te onderbouwen. De kern ervan is een kosten- en batenanalyse. Een business plan echter werkt op een systematische manier een plan uit om bepaalde bedrijfsdoelen te realiseren. Projecten gaan over het ten uitvoer brengen van de bedrijfsstrategie. Een business case dient een duidelijke link te hebben met de bedrijfsstrategie.

Het bestaansrecht van een business case is dat bedrijfsmiddelen worden ingezet ter verbetering van een organisatie of onderneming. Een voorbeeld hiervan is een klein project bij mijn huidige klant. Er wordt momenteel een nieuwe applicatie gebouw voor het scannen van rollen staal. De oude applicatie scant niet alle rollen, zodat er wat rollen zoek raken. De business case is hier het verbeteren van het administratief afhandelen van rollen, dat leidt tot minder verlies voor mijn klant en een verbeterde klanttevredenheid bij de klanten van mijn klant.

Business cases variëren van veelomvattend en zeer gestructureerd, tot informeel en bondig, zoals in het voorbeeld hierboven. Additionele informatie in een business case kan zijn de achtergrond van een project, de verwachte voordelen voor de organisatie, de mogelijke opties die te overwegen zijn, de verwachte kosten van een project en de verwachte risico's. Niets doen moet ook als optie worden onderzocht, inclusief de kosten en risico's van inactiviteit. De rechtvaardiging van een project zal namelijk worden afgeleid van al deze informatie.

Een business case garandeert dat de belangrijkste eisen in een project gedocumenteerd zijn, dat er voldoende informatie beschikbaar is om eerlijk verschillende voorstellen te evalueren en dat zowel de winst als de risico's helder zijn. Tevens garandeert een business case dat een project gefinancierd wordt en de toewijding heeft van een manager met de capaciteiten en bevoegdheid om de voordelen van een project waar te maken, dat de uitvoerder instemt dat een project technisch uitvoerbaar is en dat de oplevering van het eindresultaat en de voordelen traceerbaar en meetbaar zijn.

Een business case is geen statisch document. Gedurende de gehele levensduur van een project moet de business case actueel en valide gehouden worden. De actualisering dient ervoor om te zorgen dat de zakelijke rechtvaardiging van een project nog steeds valide is en dat een project een oplossing zal aandragen die nuttig is voor de onderneming. Het resultaat van een herziening kan het einde of wijziging van een project betekenen als een herziening aantoont dat de bedrijfsvoering wijzigt. Dit zal de betrokkenen in een project wakker houden en de zaken in een groter perspectief doen beschouwen.

Beste business case van 2009

VIDEO: 15. Business Case

InfoteamConsulting

De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.

Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!